Een intern onderzoek uitvoeren is geen lichte aangelegenheid. Het raakt vaak gevoelige kwesties, beïnvloedt de werksfeer en kan verstrekkende gevolgen hebben voor medewerkers, leidinggevenden en de organisatie als geheel. Juist daarom is het van essentieel belang dat zo’n onderzoek volledig objectief wordt uitgevoerd. Onpartijdigheid is de sleutel tot geloofwaardigheid, betrouwbaarheid en uiteindelijk tot het nemen van de juiste maatregelen.
Toch blijkt in de praktijk dat objectiviteit bij interne onderzoeken niet vanzelfsprekend is. Vooringenomenheid, interne belangen, sociale druk en emotionele betrokkenheid kunnen het proces op subtiele wijze beïnvloeden. In deze blog bespreken we hoe je, volgens experts uit de praktijk, de objectiviteit tijdens een intern onderzoek kunt waarborgen en waarom dat cruciaal is voor de reputatie en integriteit van je organisatie.
Waarom objectiviteit het fundament is van elk onderzoek
Zodra een organisatie geconfronteerd wordt met een serieus incident of melding, bijvoorbeeld van fraude, pesten of grensoverschrijdend gedrag, ontstaat er al snel druk om te handelen. Medewerkers willen duidelijkheid, leidinggevenden willen rust, en de directie wil juridische risico’s beperken. Tegelijkertijd moet het onderzoek wel recht doen aan álle betrokkenen.
Objectiviteit zorgt ervoor dat het onderzoek niet alleen feitelijk correct is, maar ook als eerlijk wordt ervaren. Dat laatste is minstens zo belangrijk: als medewerkers het gevoel hebben dat het proces is gestuurd, of dat bepaalde uitkomsten op voorhand vaststonden, ondermijnt dat het vertrouwen in de organisatie. In het geval van bijvoorbeeld een Onderzoek grensoverschrijdend gedrag is dit vertrouwen van fundamenteel belang, zowel voor slachtoffers als voor beschuldigden.
Risico’s van een intern en ‘eigen’ onderzoek
Hoewel het verleidelijk kan zijn om een onderzoek intern te laten uitvoeren door HR of een leidinggevende schuilt daarin een groot risico op (de schijn van) partijdigheid. Zelfs als er geen bewuste vooringenomenheid speelt, kan het al genoeg zijn dat de onderzoeker onderdeel is van dezelfde hiërarchische structuur of eerder betrokken is geweest bij de situatie.
Typische valkuilen van een te interne aanpak:
- Vooroordelen op basis van eerdere ervaringen met betrokkenen
- Beïnvloeding door leidinggevenden of collega’s
- Beperkte expertise in onderzoeks- en gespreksmethodiek
- Gebrek aan juridische kennis over wat wel of niet is toegestaan
Juist daarom pleiten onafhankelijke deskundigen voor een externe, neutrale aanpak bij gevoelige kwesties. Dat biedt ruimte voor een onbevangen blik, professionele afstand en bovenal: transparantie.
Hoe waarborg je objectiviteit in elke fase?
Objectiviteit bereik je niet met één maatregel. Het vraagt om structurele keuzes gedurende het hele onderzoeksproces. Hieronder bespreken we de belangrijkste aspecten.
1. Kies voor een onafhankelijke onderzoeker
De eerste en belangrijkste stap is het aanwijzen van een onderzoeker zonder directe betrokkenheid bij het incident of de personen in kwestie. Dit kan een interne vertrouwenspersoon zijn met voldoende afstand, maar vaker nog is het verstandig een externe specialist in te schakelen. Denk aan een bedrijfsrechercheur of een organisatie die gespecialiseerd is in integriteitsonderzoeken.
Bij situaties waarin de sociale veiligheid in het geding is, zoals bij intimidatie of seksueel grensoverschrijdend gedrag is externe begeleiding zelfs vrijwel onmisbaar om geloofwaardigheid te behouden richting alle betrokkenen.
2. Werk met een duidelijk onderzoeksprotocol
Een objectief onderzoek is gestructureerd en transparant. Door vooraf een helder protocol op te stellen, voorkom je willekeur. Hierin staat onder andere:
- Wat het doel is van het onderzoek
- Welke methoden worden ingezet (gesprekken, dossieranalyse, observaties)
- Hoe privacy wordt gewaarborgd
- Wie toegang krijgt tot de onderzoeksresultaten
Het protocol dient als leidraad én als bescherming tegen beïnvloeding van buitenaf.
3. Verzamel informatie zorgvuldig en volledig
Objectiviteit betekent ook: hoor en wederhoor. Niet alleen luisteren naar degene die een klacht indient, maar ook naar degene tegen wie de melding zich richt én naar eventuele getuigen. Alle relevante informatie moet worden meegewogen, zonder vooraf aannames te doen.
Gebruik van standaardvragen, het vastleggen van verklaringen, en het vermijden van suggestieve formuleringen zijn hierbij essentieel. Ook het controleren van feiten (zoals e-mails, camerabeelden of logboeken) draagt bij aan een gebalanceerd beeld.
4. Wees bewust van cognitieve biases
Iedere onderzoeker, hoe ervaren ook, heeft te maken met cognitieve vooroordelen: automatische denkpatronen die ons beïnvloeden zonder dat we het doorhebben. Denk aan:
- Confirmation bias: alleen informatie opmerken die je vermoedens bevestigt
- Halo effect: positief beeld van een persoon maakt je minder kritisch op hun gedrag
- Groepsdenken: je onbewust aanpassen aan wat de groep als ‘normaal’ ziet
Professionele onderzoekers zijn getraind om deze valkuilen te herkennen en te neutraliseren. Ook intervisie en collegiale toetsing kunnen hierbij helpen.
5. Documenteer en rapporteer zorgvuldig
Een goed onderzoek eindigt niet bij het trekken van een conclusie. Minstens zo belangrijk is de onderbouwing ervan. Een objectief rapport bevat:
- Een feitelijke beschrijving van de werkwijze
- Een chronologisch overzicht van bevindingen
- Duidelijke bronvermelding en citaten (indien mogelijk geanonimiseerd)
- Een onderbouwde weging van het geheel
Het doel is niet om iemand te veroordelen, maar om op basis van feiten een evenwichtige beoordeling te maken.
6. Communiceer transparant over het proces
Objectiviteit zit niet alleen in de uitkomst, maar ook in de beleving van het proces. Zorg daarom dat alle betrokkenen weten wat er gaat gebeuren, waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en wanneer zij worden geïnformeerd. Open communicatie, zonder details prijs te geven die de privacy schaden, draagt bij aan vertrouwen.
Voor medewerkers die zelf niet bij het onderzoek betrokken zijn, maar wél worden geraakt door de sfeer op de werkvloer, is het belangrijk om te laten zien dat de organisatie zorgvuldig handelt.
Juridische en ethische afwegingen
Een objectief onderzoek voldoet niet alleen aan interne normen, maar ook aan externe eisen. Denk aan het arbeidsrecht, privacywetgeving (AVG), en soms zelfs het strafrecht. Externe onderzoeksbureaus hebben vaak ervaring met deze juridische kaders en weten welke informatie toelaatbaar is in bijvoorbeeld een rechtszaak.
Bij gevoelige dossiers, zoals integriteitsschendingen of meldingen van ongewenst gedrag, is het inschakelen van een partij met juridische én psychologische expertise sterk aan te raden.
Objectiviteit is een keuze
Objectiviteit komt niet vanzelf. Het is het resultaat van bewuste keuzes, integriteit en professionele distantie. Organisaties die dit serieus nemen, laten zien dat ze verantwoordelijkheid nemen, niet alleen voor de feiten, maar ook voor het vertrouwen van hun medewerkers.
Bij complexe of gevoelige dossiers, zoals bij een Onderzoek grensoverschrijdend gedrag, is de inzet van een ervaren en onafhankelijke partij geen overbodige luxe. Integendeel: het is een investering in duidelijkheid, rust en reputatie.